Lo primero es: mantener la calma y no improvisar.
Una visita de una autoridad no significa automáticamente que exista una multa o que hayas cometido una infracción. Sin embargo, la forma en que se atienda la diligencia puede ser importante para el desarrollo posterior del procedimiento.
En una obra de construcción, es recomendable contar con un protocolo interno de atención para saber qué hacer desde el primer momento.
Cuando una persona se presenta en la obra y manifiesta que realiza una diligencia en nombre del IMSS o del SAT, no es recomendable simplemente impedirle el acceso o pedirle que regrese otro día.
Lo primero es identificar:
En el caso del SAT, la propia autoridad señala que durante determinadas visitas el personal debe identificarse y que puede verificarse que el servidor público esté autorizado para realizar la diligencia.
Antes de proporcionar información o permitir que la diligencia avance, solicita que el personal se identifique.
En una visita del SAT, la autoridad señala que el contribuyente tiene derecho a conocer la identidad de las autoridades fiscales responsables del procedimiento.
Además, el SAT cuenta con herramientas para verificar que el personal que realiza una visita esté acreditado.
Importante: verificar la identidad no significa impedir la diligencia. Es una medida de control para confirmar quién está realizando la actuación y en qué calidad.
Uno de los errores más comunes es recibir el documento sin revisarlo.
Dependiendo del tipo de diligencia, pueden existir documentos como:
En determinadas visitas de verificación del SAT, la orden debe precisar elementos como el nombre, domicilio, objeto, periodo, alcance y fundamento de la visita.
No todas las visitas tienen el mismo propósito.
IMSS
Puede estar relacionada con aspectos de seguridad social y obligaciones derivadas de la obra, incluyendo información vinculada con el registro y las incidencias de la construcción.
El SIROC permite a los patrones de la construcción registrar la obra y comunicar sus incidencias ante el IMSS.
SAT
Puede tratarse de una visita de verificación, una visita domiciliaria, una notificación u otra actuación fiscal.
Por ello, no es recomendable asumir que toda persona que llega a una obra está realizando una auditoría fiscal.
El documento que presenta la autoridad debe permitir conocer el objeto de la diligencia.
Este punto es fundamental.
Cuando el personal de la autoridad pregunta:
“¿Quién es el responsable de la obra?”
“¿Cuántos trabajadores tienen?”
“¿Cuánto lleva ejecutada la obra?”
“¿Quién es el contratista?”
“¿Cuándo inició?”
“¿Cuándo termina?”
es común que el encargado de obra quiera responder inmediatamente.
Sin embargo, no conviene proporcionar información incorrecta por intentar responder rápidamente.
Si no tienes certeza sobre un dato, es preferible indicar que será revisado con el responsable correspondiente.
Antes de entregar documentación, identifica qué está solicitando la autoridad y cuál es el fundamento de la actuación.
En el caso de una visita de verificación del SAT, la propia autoridad señala que la información y documentación que se solicite debe estar relacionada con el objeto de la actuación.
Por eso es recomendable que la empresa tenga previamente identificado:
qué documentación existe, dónde se encuentra y quién está autorizado para entregarla.
Una obra no debería depender exclusivamente del residente, supervisor o encargado de campo para atender una actuación de autoridad.
Es recomendable establecer previamente un protocolo:
Inspector llega a la obra → identificación → revisión del documento → aviso al responsable → recopilación de documentación → atención de la diligencia → seguimiento.
El encargado de obra puede recibir y canalizar la visita, pero el responsable administrativo, fiscal o jurídico debe conocerla lo antes posible.
Guarda evidencia de:
No dependas únicamente de la memoria del personal que estuvo presente.
Si durante la diligencia se levanta un acta, léela cuidadosamente antes de firmarla.
Verifica que lo asentado corresponda con lo que realmente ocurrió.
Si existe alguna situación con la que no estás de acuerdo, consulta con el responsable correspondiente sobre la forma de hacer las manifestaciones u observaciones que procedan.
En determinados procedimientos de verificación del SAT existen mecanismos para formular observaciones y aportar pruebas respecto de los hechos asentados en el acta.
La mejor estrategia para una obra no es esperar a que llegue una autoridad para comenzar a revisar la documentación.
Antes de que exista una visita, conviene tener disponible un expediente con:
Documentación de la obra
Documentación SIROC
Información de trabajadores
En PAL Group recomendamos que las empresas constructoras tengan un expediente preventivo de obra, en el que puedan consultar rápidamente la información principal del proyecto.
Una revisión preventiva puede permitir detectar diferencias entre:
Contrato ↔ SIROC ↔ trabajadores ↔ SUA ↔ cuotas ↔ monto ejercido ↔ documentación de la obra.
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