Cerrar correctamente una obra ante el IMSS es tan importante como registrarla al inicio. Durante el proceso de cierre, el patrón debe demostrar que la información reportada en SIROC, los pagos realizados, la nómina, la contabilidad y la documentación de la obra son consistentes entre sí.
Cuando existen diferencias entre estos documentos, el IMSS puede solicitar información adicional, determinar diferencias en cuotas o incluso iniciar un procedimiento de cierre presuntivo.
A continuación, te presentamos Los 5 errores más frecuentes que pueden generar diferencias ante el IMSS al momento de cerrar una obra.
Uno de los errores más importantes ocurre cuando el patrón ejecuta una obra en un domicilio diferente a su domicilio fiscal y utiliza únicamente el Registro Patronal de su domicilio fiscal.
Aunque los trabajadores hayan sido vinculados, los pagos de cuotas realizados bajo un registro patronal que no corresponde al domicilio de la obra pueden no ser considerados por la autoridad para efectos de la obra.
Por ello, cuando el proyecto se ejecuta en un domicilio diferente al domicilio fiscal, es fundamental revisar previamente la situación del Registro Patronal y, cuando corresponda, generar el registro patronal relacionado con el domicilio de la obra.
Esto permitirá mantener una correcta trazabilidad entre:
Otro error frecuente es presentar el Aviso de Terminación antes de contar con la documentación definitiva de la obra.
En algunos casos, al momento de presentar el aviso todavía no se cuenta con el Acta de Entrega-Recepción, por lo que el importe final o el periodo de ejecución pueden cambiar posteriormente.
¿Qué debe cuadrar?
Idealmente, el importe reportado debe guardar correspondencia con el Acta de Entrega-Recepción, Aviso de Terminación, contrato y CFDI de ingresos, considerando las modificaciones contractuales que correspondan.
Durante una revisión, la autoridad puede solicitar documentación contable para comprobar los ingresos, gastos y costos relacionados con la ejecución de la obra.
Por ello, es fundamental que el patrón lleve una contabilidad ordenada y, que maneje centros de costos por proyecto, permitiendo identificar claramente los movimientos relacionados con cada obra.
Entre la información que puede ser necesaria se encuentra:
Contar con esta información organizada facilita la comprobación de los recursos utilizados durante el proyecto y permite identificar oportunamente posibles diferencias.
La mano de obra es uno de los elementos fundamentales para el cumplimiento de las obligaciones ante el IMSS durante la ejecución de una obra.
Es importante conservar y controlar durante todo el periodo:
Además, la información de sueldos y salarios debe ser congruente con la mano de obra reportada en la obra.
Un error que puede afectar directamente la rentabilidad del proyecto es iniciar una obra sin conocer cuánto podría representar la mano de obra y el pago de cuotas obrero-patronales.
Antes de iniciar el proyecto, es recomendable realizar una estimativa que permita conocer:
Monto de la obra → Mano de obra estimada → Cuotas IMSS → Costo aproximado de cumplimiento
Esta información debe considerarse desde la elaboración del presupuesto, ya que las obligaciones de seguridad social forman parte de los costos que pueden impactar directamente en la utilidad del proyecto.
Una correcta planeación permite al patrón conocer desde el inicio cuánto deberá destinar al cumplimiento de sus obligaciones y evitar que, al momento del cierre, aparezcan cantidades que no estaban contempladas.
En PAL Group apoyamos a contratistas y patrones en la gestión, supervisión y seguimiento de sus obligaciones ante el IMSS y SIROC, desde el registro de la obra hasta su proceso de cierre.
Nuestro objetivo es ayudarte a mantener la documentación y la información de tu proyecto correctamente integrada, detectar posibles diferencias antes de que representen un problema y acompañarte durante el proceso de conclusión.
No esperes a que el IMSS detecte las diferencias. Revisa tu obra antes de cerrarla.
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